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“Networking with LOTUS NOTES”
Los beneficios que nuestros clientes han tenido con el programa son los siguientes:
1. Incremento en la planeación. Tanto personal como de equipo, esto representa el primer paso seguro a la obtención de resultados, ya que una vez que queda “trazado y bien definido el camino” es más difícil “perder” el rumbo.
El ahorro real de tiempo y productividad promedio es de 1 a 1:30 hrs., diarias. Esto representado a nivel grupal significa más, ya que no es sólo el valor monetario de 1 hora al día sino lo que significa en rentabilidad, llegar a resultados en el tiempo planeado. Por ejemplo, si asignamos un valor de $ 100.00 al costo por hora (ejecutivo promedio). Tendremos un retorno de inversión calculado en 2.23 meses. Esto considerando la efectividad del programa en tiempos productivos.
2. Ahorro en espacio de servidores y computadoras personales, disminución de “carga” en el tráfico de redes y menores requerimientos de Ancho de Banda. Una vez definida la estrategia de intercomunicación, se eliminan los e-mail con CC, utilizando espacios compartidos. El fin es que la información solamente esté una vez grabada y todos los interesados tengan acceso por medio de links.
Los requerimientos de Ancho de Banda, se verían notablemente disminuidos ya que el tráfico en la red, sería de “avisos”, con los links establecidos a la información importante. Esto es, el total de la información no “viaja” en la red a manera de mensaje.
Asignando un valor aprox. de 4.5 KB a los correos informativos que circulan normalmente esto siendo conservadores y sin tomar en cuenta los archivos anexos.
- Si este mensaje se copia para su información a otros 4 usuarios.
- Si establecemos que diariamente esto se repite 30 veces al día.
- Si tomamos 20 días hábiles por mes.
1.Al ser recibidos en la base de datos de correo local de cada uno de los usuarios, estos 3.375 MB se repercutirán en cada computadora personal, así como en el espacio asignado del servidor para replicas.
2.El espacio ocupado finalmente en el servidor será de 67.50 MB mensual.
Si por el contrario se utiliza un espacio de publicación estos mensajes no ocuparán más de 2.7 MB.
3. Poder manejar y controlar información. Con la actual tendencia de utilización de correo electrónico (en aumento constante), solemos “perder” o revisar algún tipo de mensaje oportunamente. Ante esto se establecen agentes automatizados, que nos permiten “filtrar” lo importante, atender las urgencias y controlar los distractores. Esto se hace de manera personal, cada usuario crea sus propios agentes y rutinas que le permiten obtener un provecho real de estas herramientas.
Para poder mostrar uno de los beneficios directos de esto, podemos ejemplificar con valores lo siguiente:
Si la empresa asigna de 3 a 4 meses el costo de inducción del nuevo personal a la empresa. (Esto es, tiempo durante el cual el ejecutivo contará con su sueldo, pero la empresa podrá ver resultados tangibles hasta después de este periodo). Esto representado en valor será aprox. $ 72,000.
Si se cuenta con bases de datos, en las que se van documentando las operaciones, transacciones, tratos, interacciones, etc. El nuevo ejecutivo tendrá una referencia rápida de lo que ha venido ocurriendo y la toma de decisiones estará documentada. El valor intrínseco de llevar el registro y “la historia”, es por demás representativo. Las inducciones, revisiones, evaluaciones, etc. serán mucho más eficientes ya que estarán documentadas y respaldadas.
Este costo de inducción puede verse reducido a 1.5 ó 2 meses, por lo tanto representará un ahorro directo de $ 36,000. Además del valor en tiempo, para que el nuevo ejecutivo pase a formar parte directa de los equipos de trabajo. Un estudio reciente señala que cada empleado utiliza aprox. 2 semanas al año buscando información que otro en la empresa ya posee. Esto en una organización de 100 empleados representa 9,600 hrs., al año.
4. Se obtiene compromiso y cohesión ante los proyectos de trabajo. Creándose espacios de colaboración, es mucho más fácil introducir a los individuos en esquemas de trabajo de grupo correctos. Se “aterriza” y se hace real el término tan utilizado últimamente de “knowledge management”. Al entrar en esquemas de colaboración se trabaja de manera coherente con el plan, se obtiene retroalimentación de todos los involucrados y esto genera cohesión y compromiso.
5. La unión del plan estratégico con el plan operativo. Cuando las actividades, decisiones y esfuerzos están planeados y dirigidos hacia la consecución de metas es cuando se logran resultados. Los espacios de colaboración y manejo de información y conocimientos dirigidos son un soporte básico para la obtención de metas y la toma de decisiones, en el ámbito actual, que es sumamente cambiante. Con esto se busca el dejar de ser “reactivos” para conformar un grupo de trabajo realmente “proactivo”.
Los puntos 4 y 5 son difíciles de evaluar, ya que van en relación directa a un aumento de rentabilidad en la Empresa. Pudiéramos de acuerdo a la experiencia hablar de un incremento del 5 al 6% anual. Esto expresado de una manera conservadora, pudiera ser el resultado de esta “unión” del plan estratégico con el operativo, además de la obtención del compromiso y coherencia entre todas la operaciones de la empresa.
“El Capital Humano se forma gracias a la experiencia que los empleados acumulan en sus actividades profesionales. Vale la pena desarrollar e impulsar el autoaprendizaje”.
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